lunes, 5 de febrero de 2007

La Comunicación Interna y sus dificultades (y 2)

(mensaje número 328)
.
Después de dos semanitas de intenso trabajo que me han mantenido alejado de este blog y de otras cosas (siento no haber podido acudir a la pasada cita del Beers & Blogs, 31 de enero en Madrid), trataré de retomar mi actividad "cotidiana" y lo primero es presentaros la "segunda parte" del mensaje que dejaba aquí el pasado 22 de enero.

En éste, tal y como anunciaba entonces, veremos brevemente la comunicación horizontal y la comunicación informal (los rumores). Con ello, habremos hecho un rápido repaso a los tipos de comunicación interna más habituales (y a las dificultades más importantes de cada uno de esos tipos). Vamos a ello.

Comunicación horizontal: el trabajo en equipo

En este tipo de comunicación se ha prestado especial atención a la que se da entre iguales en los niveles directivos por sus repercusiones en la coordinación e integración de los subsistemas de la organización y por el desarrollo experimentado en la "dirección intermedia" como mecanismo esencial de coordinación y control en las estructuras organizativas altamente burocratizadas.

Sin embargo, con la introducción de fórmulas participativas como los círculos de calidad o grupos de resolución de problemas o de nuevas formas de organización del trabajo y especialmente con el rediseño grupal de puestos; los grupos se convierten en la unidad básica de la organización del trabajo, en lugar de trabajadores individuales. De este modo, se estimula y organiza la comunicación horizontal en el núcleo de operaciones, como herramienta que facilita la coordinación entre los trabajadores, mejora el clima social, satisface necesidades sociales y de autorrealización de la personas y contribuye al desarrollo de una organización más innovadora. Un tipo de comunicación que en la organización taylorista utilizaba normalmente la estructura informal, quedando reducida a su mínima expresión en la dimensión formal.

En las organizaciones postayloristas se trata, en definitiva, de utilizar las potencialidades de las relaciones directas, afectivas y cohesionadoras propias de los grupos naturales e informales y hacer converger en la medida de lo posible la estructura oficial con la informal, de modo que el sistema formal se oriente fundamentalmente a la consecución de los objetivos y el sistema informal garantice la cohesión interna del grupo.

El trabajo en equipo se convierte en el emblema de aquellas empresas que tratan de eliminar las interacciones basadas en la competición y marcadas por la incomunicación y sustituirlas por relaciones interpersonales cooperativas y efectivas. Puede resultar paradójico observar cómo paralelamente se ven potenciados los equipos virtuales en los que quedaría debilitado el sentido de pertenencia debido al aislamiento de las personas entre sí.

La comunicación "informal": el rumor

La comunicación informal aporta incuestionables beneficios a las personas implicadas en ella, pero también puede ser útil a la organización.

Pensemos en las potencialidades de la comunicación que se desarrolla en el contexto de grupos informales en términos de reforzamiento de la cohesión grupal, o para generar y fortalecer la cultura de la organización, o como medio para aclarar comunicaciones formales ambiguas o deficientes.

O en las comunicaciones con contenido formal que escapan a los canales y medios de comunicación establecidos, saltándose uno o varios niveles de la cadena comunicativa, como estrategia para incrementar la rapidez y exactitud de los mensajes gracias a la reducción del número de personas que participan en la cadena comunicativa.

Como contrapartida estos tipos de comunicación pueden originar ciertos inconvenientes:

En su forma de comunicaciones con contenido formal que, en una estrategia de "puenteo", prescinden de una o más instancias intermedias de la jerarquía de autoridad; las disfunciones surgen como consecuencia de haber sepultado la función y la autoridad de las instancias intermedias a las que se ha ignorado.

En su forma de comunicaciones con contenido informal por canales informales, las disfunciones se producen cuando la cohesión se desarrolla en torno a normas contrarias a las pautas establecidas o cuando estas comunicaciones se traducen en rumorología y dan lugar a un conocimiento generalizado y erróneo sobre temas que afectan a la organización o sobre incidencias personales de sus miembros. Estos rumores se hacen especialmente peligrosos a causa de:

Los procesos de distorsión a que están expuestos por la influencia de los valores, creencias y necesidades psicológicas de las personas en el procesamiento de la información. En efecto, "el mejor rumor es peor que la más cruda de las realidades porque distorsionan y exageran la realidad".

La extrema rapidez con que circulan y el gran tamaño de la audiencia a la que llega (pueden transcender los límites de la organización) como consecuencia de los beneficios que obtienen las personas que participan en su transmisión: les permite encontrar un significado a los acontecimientos y eliminar las incertidumbres, además pueden mejorar su autoimagen al demostrase conocedores de información secreta.

Su capacidad de convencimiento y credibilidad debido a que raras veces tratan de verificarse porque generalmente son transmitidos por amigos de confianza a los que no se suele cuestionar o porque ayudan a racionalizar o justificar las preocupaciones e inquietudes más básicas de las personas y cuando intentan confirmarse resulta difícil identificar su procedencia.

***************************************
Estos dos mensajes sobre "La Comunicación Interna y sus dificultades" son un breve extracto de un amplio documento de Esther Puyal, titulado "La comunicación interna y externa en la empresa".

No hay comentarios:

Publicar un comentario en la entrada